La automatización es un proceso que implica utilizar herramientas tecnológicas para realizar tareas de forma automática, reduciendo la intervención manual en tareas que sean repetitivas o rutinarias. Por otro lado, un flujo de trabajo es una planeación mediante la cual se delimitan las acciones o pasos necesarios para cumplir un objetivo determinado. 

Combinar ambas técnicas es una estrategia recomendada por los lineamientos de la Productividad Digital, ya que uno de los principales enfoques es la optimización de las ejecuciones y gestión de acciones que, cuando se realizan de forma manual, suelen restar tiempo valioso que el colaborador podría emplear de mejor manera en tareas de mayor importancia o atención. 

¿Qué ventajas ofrece la Automatización de Flujos de Trabajo?

  • Eficiencia y productividad mejoradas: Al automatizar tareas repetitivas y tediosas, se reduce el tiempo necesario para completarlas, aumentando la productividad y liberando tiempo para actividades más estratégicas y de mayor importancia, aprovechando mejor las capacidades y habilidades de los empleados.
  • Reducción de errores: Minimizando la intervención manual en tareas rutinarias, se reduce la posibilidad de errores asociados con la fatiga, la falta de atención, o la inconsistencia en la ejecución.
  • Reducción de costos: La eficiencia mejorada y la reducción de errores pueden conducir a ahorros significativos a largo plazo, disminuyendo los costos asociados con la reelaboración de trabajos o correcciones de errores.
  • Mayor agilidad y capacidad de respuesta: La automatización permite adaptarse más rápidamente a cambios en el entorno laboral o en las demandas del mercado, ya que los flujos pueden ajustarse acorde a las necesidades. 

¿Quiénes obtienen mayores beneficios de la automatización?

En este punto podemos determinar que la mayoría, o inclusive todas las industrias y negocios pueden verse beneficiados por la automatización de flujos de trabajo, particularmente si utilizas software o aplicaciones. 

Aquí te proveemos algunos ejemplos: 

Ventas:

  • Actualización y organización de contactos: Para capturar las interacciones con clientes con enfoque a los detalles relevantes.
  • Seguimiento de prospectos / leads: Para manejar las listas de leads y mantener su interés o contactarlos para tocar base y actualizarlos.
  • Agendar consultas y reuniones: Evitando tener que malabarear entre múltiples juntas con diferentes clientes, empleando un sistema de calendarización que organice y notifique automáticamente.

Marketing: 

  • Segmentación: Para asegurar que el mensaje adecuado se enviará al grupo de personas o audiencia adecuadas, conforme los suscriptores sean ingresados a la base de datos.
  • Limpieza de datos: Evitando la “contaminación” de la información con errores de formato que pueden entorpecer el proceso de una campaña, empleando un sistema que detecte y elimine dichas equivocaciones.
  • Obtención de métricas: Siendo parte fundamental de toda estrategia de mercadotecnia, la captura y organización de datos para reportes y entrega de resultados es crucial, y puede optimizarse con la automatización.

Redes Sociales: 

  • Seguimiento de menciones: Los community managers no pueden estar en todas partes al mismo tiempo, y la automatización puede ayudarles a mantener vigiladas las menciones en línea y el ambiente en las redes.
  • Compartir contenido en varias plataformas: Cada red social requiere estrategias diferentes, pero en algunas se puede publicar el mismo contenido, y con un sistema automático se ahorra mucho tiempo y esfuerzo para subir y agendar las publicaciones.
  • Obtención de datos: Es esencial auditar los contenidos publicados para evaluar el desempeño y presentar los resultados, y con la automatización, los community managers pueden ahorrar mucho tiempo, contrario a realizarlo de forma manual en hojas de cálculo. 

Comercio Electrónico:

  • Cumplimiento de órdenes: Si hay un área esencial en el eCommerce, es esta. Asegurarse que la orden de compra sea apropiadamente registrada, empacada, y enviada al destinatario correcto es un proceso en el que las herramientas automáticas son de gran utilidad.
  • Notificaciones a clientes: Desde pagos rechazados, notificaciones de retrasos o cambios, envíos de guías de seguimiento, o solicitar a los clientes que dejen una reseña, las notificaciones automáticas para los clientes son una tarea ardua y que consume demasiado tiempo en caso de hacerse de forma manual.
  • Registro de ventas: Al igual que en otros departamentos mencionados, la obtención de estadísticas es esencial para medir, seguir, y encontrar áreas de oportunidad en nuestro negocio, así como detectar errores o deficiencias.

Contabilidad:

  • Facturación: Las facturas son inevitables y parte sustancial de todo negocio formal, por lo cual los contadores se pueden ver altamente beneficiados al implementar la automatización; en el llenado, revisión, y envío.
  • Recolección de firmas: Los procesos burocráticos suelen requerir de las firmas de clientes y de superiores para que los procesos sigan adelante o sean autorizados. Existen softwares para realizarlo de forma digital y en línea, y al ser combinados con un flujo automático, se vuelve un proceso más ágil.
  • Llenado de reportes de gastos: Una de las tareas más tediosas para los contadores es el preparar, llenar, y actualizar los libros de registro de ingresos y egresos. Con la supervisión adecuada, automatizar esta tarea puede ahorrar tiempo y dolores de cabeza. 

Supervisión de Proyectos: 

  • Asignación de tareas: Completar un proyecto es un trabajo en equipo que involucra a varias personas, y cada una debe desempeñar una serie de tareas. Con la automatización, los supervisores pueden encargarse de encargar la labor adecuada a la persona correcta en poco tiempo.
  • Recordatorios de fechas y términos: Para mantener informados a todos los miembros del equipo cuando una fecha de entrega se acerca y administrar más rápidamente los tiempos y cargas de trabajo con un calendario organizado.
  • Reporte de avances: Los supervisores son los principales responsables de que el proyecto a su cargo tenga éxito, y con las herramientas automatizadas adecuadas pueden obtener los datos requeridos para su posterior acomodo y envío a los superiores.

En resumen…

Existen múltiples herramientas de software online y offline con diversas características que la mayoría puede emplear para empezar a automatizar su negocio. El mayor beneficio de dicha técnica, como hemos descrito hasta ahora, es la optimización de los procesos para que los trabajadores aprovechen sus habilidades en las tareas de mayor importancia y jerarquía, dejando los trabajos rutinarios, tediosos, y repetitivos para que sean solucionados por estas aplicaciones, dependiendo del departamento al que sean asignadas y los objetivos que desees cumplir. 

¡EMPRENDE CON NEUBOX!

Desde 2004 hemos ayudado a más de 200,000 clientes a alojar sus ideas en internet con un Hosting y/o Dominio de NEUBOX.

Visita nuestro sitio y anímate a emprender tu negocio en línea con ayuda de NEUBOX.

Síguenos en redes sociales para que te enteres de todas nuestras promociones:

Facebook @neubox
Instagram @neubox
Twitter @neubox
Linkedin @neubox
Youtube @neubox
TikTok @neubox

Emprendimiento, Marketing digital, Tecnología