OpenDocMan: Sistema de Gestión Documental con Flujos de Aprobación y Control de Versiones
OpenDocMan es un sistema de gestión de documentos web open source con control de versiones, historial de cambios, flujos de aprobación, acceso basado en roles y categorías de documentos. Permite a organizaciones centralizar su documentación corporativa con trazabilidad de cambios y acceso controlado sin la complejidad de plataformas enterprise como Alfresco o SharePoint.
Con Installatron en tu VPS NEUBOX, OpenDocMan se instala con PHP y MySQL automáticamente. La plataforma gestiona repositorios de documentos con capacidades de búsqueda full-text en el texto de los archivos. Los discos SSD garantizan cargas rápidas de documentos PDF y Office, y el SSL gratuito protege los documentos confidenciales en tránsito.
Herramientas integradas en OpenDocMan listas para usar
Lo que obtienes nativo, sin instalar ni configurar nada extra.
Control de Versiones de Documentos
Historial completo de versiones con posibilidad de recuperar cualquier versión anterior, comentarios de cambio y difusión de actualizaciones.
Flujo de Aprobación
Proceso de revisión y aprobación de documentos antes de publicación con notificaciones automáticas a los revisores designados.
Control de Acceso por Departamento
Usuarios asignados a departamentos con permisos diferenciados de lectura, escritura y aprobación por categoría de documento.
Búsqueda Full-Text
Búsqueda en el contenido de documentos PDF, Word y texto plano para encontrar documentos por palabras clave en su contenido.
Entorno optimizado (Stack)
Configuración pre-cargada
phpEl directorio `upload_dir` debe estar fuera del webroot y tener permisos de escritura por PHP. Asigna suficiente espacio en disco en tu VPS NEUBOX según el volumen de documentos corporativos esperado — considera que versiones anteriores también se almacenan para el historial.
# OpenDocMan — inc/config.php (configuración principal)
$GLOBALS['root_dir'] = '/var/www/opendocman/';
$GLOBALS['web_root'] = 'https://tudominio.com/opendocman';
$GLOBALS['db_host'] = 'localhost';
$GLOBALS['db_port'] = '3306';
$GLOBALS['db_user'] = 'odm_user';
$GLOBALS['db_pass'] = 'TuPassword';
$GLOBALS['db_name'] = 'opendocman_db';
$GLOBALS['db_prefix'] = 'odm_';
# Directorio de almacenamiento de documentos
$GLOBALS['upload_dir'] = '/var/opendocman/docs/';
# php.ini
memory_limit = 256M
upload_max_filesize = 50M
max_execution_time = 120Infraestructura escalable para cualquier proyecto
Departamentos de RRHH
Gestión de políticas de empresa, procedimientos de contratación, contratos de empleados y documentación de beneficios con acceso por rol.
Departamentos de calidad e ISO
Gestión del sistema de gestión de calidad (SGC) con procedimientos, instrucciones de trabajo y registros de calidad versionados.
Despachos legales
Gestión de contratos, acuerdos, escrituras y documentos legales con historial de versiones y acceso controlado por cliente/caso.
Empresas de ingeniería
Planos técnicos, especificaciones, manuales y documentación de proyectos con control de emisiones y distribución controlada.
Preguntas frecuentes
¿OpenDocMan soporta firma digital de documentos?
No de forma nativa. El flujo de aprobación de OpenDocMan registra quién aprobó y cuándo en la base de datos, pero no genera firma digital criptográfica. Para firma digital legal, integra con servicios externos de firma electrónica.
¿Puedo previsualizar documentos Office y PDF sin descargarlos?
OpenDocMan puede mostrar previsualizaciones básicas si el servidor tiene las librerías de conversión instaladas (LibreOffice en modo headless para Office, pdftoppm para PDF). La configuración de previsualización requiere instalación manual de estas dependencias en el VPS.
¿OpenDocMan tiene app móvil?
No tiene app nativa. La interfaz web es accesible desde navegadores móviles para consultar y descargar documentos. Para carga de documentos desde dispositivos móviles, la interfaz web responsiva cubre los casos básicos.
¿Cuántos documentos puede gestionar OpenDocMan eficientemente?
OpenDocMan maneja repositorios de miles a decenas de miles de documentos sin problemas con MySQL optimizado. Para repositorios de cientos de miles de documentos, considera Alfresco que está arquitectado para escala enterprise.
¿OpenDocMan cumple con normativas de retención documental?
OpenDocMan permite configurar fechas de expiración y retención por categoría de documento. Sin embargo, para cumplimiento formal con normativas específicas (SOX, HIPAA, etc.), verifica que las capacidades de auditoría y retención de OpenDocMan cumplan con los requisitos exactos de tu normativa.