En la era digital actual, la comunicación y la colaboración son esenciales para el éxito empresarial, como lo hemos comentado previamente en nuestra entrada sobre la Productividad Digital.
Una herramienta que ha cobrado un papel fundamental en este contexto es el software de videoconferencia; aplicaciones diseñadas para facilitar reuniones y comunicación en tiempo real por medio de video y audio a través de Internet. Dichas herramientas permiten que las personas se conecten de forma virtual sin importar la distancia geográfica, para colaborar y discutir proyectos, o simplemente mantenerse en contacto.
¿Para qué sirven los Software de Videoconferencia?
- Reuniones virtuales: Siendo una de sus principales funciones, permite la realización de reuniones virtuales en tiempo real. Esto es esencial para equipos distribuidos en diferentes partes del país, o del mundo, ya que pueden conectarse y colaborar sin tener que estar físicamente presentes.
- Colaboración en proyectos: Facilita el trabajo en equipo al momento de colaborar en una tarea o proyecto, ya que los miembros del equipo pueden compartir pantallas, documentos, hacer observaciones o señalamientos, y dar presentaciones en tiempo real.
- Entrevistas y selección de personal: Las entrevistas de trabajo y el proceso de reclutamiento se han vuelto más eficientes con las videoconferencias, ya que ahorran tiempo y recursos al eliminar la necesidad del traslado del postulante.
- Webinars y Capacitación: Las empresas pueden ofrecer seminarios y capacitación en línea para su personal, o bien, para clientes potenciales interesados en algún servicio o producto, lo que les permite llegar a una audiencia global sin problemas logísticos y brindar beneficios adicionales a sus clientes.
- Educación: De la mano con el punto anterior, muchas instituciones académicas aprovechan estas tecnologías para ofrecer cursos, carreras completas, y clases a distancia, facilitando el acceso a dicho beneficio a alumnos que les es complicado atender de forma presencial.
¿Cómo puedo obtener el mayor provecho de un Software de Videoconferencia?
Si bien cada software tiene sus propias ventajas y características especiales, te podemos proveer una lista de consejos que te serán útiles para optimizar tus reuniones sin importar la aplicación que utilices:
1.- Antes de la reunión
- Agenda clara: Define un itinerario claro y compártelo con anticipación para que los participantes sepan qué esperar.
- Pruebas de conexión: Verifica la estabilidad de tu conexión a Internet y asegúrate de que tu micrófono, cámara y altavoces funcionen correctamente.
- Documentos compartidos: Si planeas compartir documentos, archivos o presentaciones, prepáralos con antelación y asegúrate de que estén listos para su visualización.
2.- Elige la Herramienta Adecuada
- El Software / Aplicación adecuada: Utiliza la plataforma de videoconferencia que mejor se adapte a tus necesidades. Algunas opciones populares incluyen: Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet y Cisco Webex, entre otras.
- Funciones relevantes: Familiarízate con las características de la herramienta, como compartir pantalla, chat, grabación, y pizarra digital, y úsalas según corresponda. Te recomendamos hacer reuniones de prueba para que puedas tomarte con calma este paso y aprender a usar cada característica.
- Evalúa con detenimiento: Cada una de las anteriores aplicaciones cuenta con diferentes planes de uso gratuito y de pago, así como acceso e integración con ciertos complementos y añadiduras para tus reuniones. Tómate el tiempo de evaluar tus necesidades a cumplir y tu presupuesto.
3.- Ambiente y Presentación:
- Espacio apropiado: Elige un lugar tranquilo y bien iluminado para la videoconferencia. Evita fondos desordenados o inapropiados. La mayoría de las herramientas te permiten elegir fondos virtuales o desenfocados para mayor privacidad, que puedes aprovechar.
- Vestimenta adecuada: Dependiendo de la naturaleza de la reunión, es recomendable vestirse de manera presentable, como si estuvieras en una reunión cara a cara.
- Contacto visual: Mira directamente a la cámara para simular el contacto visual con tu público, en lugar de mirar la pantalla.
4.- Gestión de la Reunión:
- Moderador: Puedes designar a un moderador para mantener la reunión en curso, seguir la agenda, y dar la palabra a los participantes.
- Control del tiempo: Respeta el tiempo asignado a la reunión y evita que se alargue innecesariamente.
- Participación equitativa: Dependiendo de la naturaleza de la reunión, puedes incentivar la participación de todos los miembros, asegurándote de que cada uno tenga la oportunidad de hablar.
5.- Interacción y Comunicación:
- Utiliza el chat: Emplea la función de chat para enviar mensajes o preguntas durante la reunión sin interrumpir a los oradores.
- Reacciones y Emojis: Algunas plataformas permiten el uso de reacciones y emojis para expresar aprobación, desacuerdo o preguntas sin interrupciones.
- Comunicación No Verbal: Aprovecha las señales no verbales, como asentir con la cabeza y sonreír, para demostrar interés y empatía.
6.- Grabación y Seguimiento:
- Grabar pantalla: Si la plataforma lo permite, graba la reunión para que los participantes puedan revisarla después o para aquellos que no pudieron asistir.
- Resumen y Acciones: Al final de la reunión, resume los puntos clave, asigna tareas si es necesario, y comparte un resumen con los participantes.
7.- Actualizaciones y Seguridad:
- Mantén actualizado el Software: Asegúrate de que el software esté siempre actualizado para aprovechar las últimas características y soluciones de seguridad.
- Seguridad: Protege tus reuniones con contraseñas y habilita la sala de espera para evitar intrusiones no deseadas.
Conclusiones
El software de videoconferencia es una herramienta fundamental de la productividad digital y su uso es prácticamente necesario para toda empresa e institución hoy en día. Nos ayuda a mantener contacto y colaborar con múltiples compañeros de trabajo sin importar su ubicación geográfica y facilita la coordinación y comunicación al momento de desarrollar proyectos en conjunto, tomar capacitaciones, y realizar entrevistas, ponencias, y presentaciones.
Con los consejos que te compartimos anteriormente podrás obtener el mayor provecho de las múltiples aplicaciones en el mercado. Sin embargo, recuerda que es importante determinar tus necesidades y analizar con detenimiento la oferta de cada proveedor, y así podrás elegir y emplear la herramienta adecuada.
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