La productividad digital se enfoca en utilizar tecnología de manera inteligente para optimizar la forma en que trabajamos, gestionamos nuestras tareas y nos comunicamos dentro del entorno digital.
A grandes rasgos, se refiere al uso eficiente de herramientas y tecnologías digitales para mejorar la eficacia y eficiencia en las tareas, proyectos, y procesos diarios. Implica desde utilizar aplicaciones, software, y dispositivos electrónicos para optimizar la gestión del tiempo, hasta la organización de información, la colaboración en línea, y la realización de tareas de manera más efectiva.
Con la evolución del modelo de trabajo híbrido y remoto, la productividad digital se ha convertido en una práctica esencial para muchas empresas y organizaciones, lo cual permite otorgar una mayor flexibilidad a los trabajadores, aumentando su eficiencia y facilitando su colaboración.
¿Qué beneficios ofrece contar con una buena productividad digital?
- Gestión del tiempo: Utilizar calendarios digitales, recordatorios y aplicaciones de seguimiento del tiempo para programar tareas, reuniones y actividades de manera eficiente.
- Gestión de tareas: Emplear aplicaciones y herramientas para crear listas de tareas, asignar prioridades, establecer plazos, y hacer un seguimiento del progreso.
- Organización de la información: Utilizar software para gestionar y organizar documentos, notas, archivos, y otros tipos de información en línea / en la nube, permitiendo un acceso más rápido a múltiples colaboradores.
- Colaboración en línea: Aprovechar plataformas y herramientas para trabajar de manera conjunta en proyectos, compartir documentos y comunicarse de manera efectiva, incluso si los trabajadores están en diferentes ubicaciones geográficas.
- Automatización: Utilizar software y herramientas para automatizar tareas repetitivas, lo que permite ahorrar tiempo y reducir errores humanos.
- Comunicación eficiente: Emplear aplicaciones de comunicación, como correos electrónicos, mensajes instantáneos y videollamadas, para mantenerse conectado con colegas, clientes y socios comerciales.
- Gestión de proyectos: Utilizar software de gestión de proyectos para planificar, asignar recursos, realizar un seguimiento del progreso y gestionar el flujo de trabajo en proyectos complejos.
- Aprendizaje en línea: Aprovechar recursos en línea, como cursos y tutoriales, para adquirir nuevas habilidades y conocimientos de manera flexible y conveniente.
- Automatización del flujo de trabajo: Integrar diferentes aplicaciones y herramientas para crear flujos de trabajo automatizados que permitan la transferencia de datos y la ejecución de acciones sin intervención manual.
- Herramientas seguras: Al elegir un software o aplicación adecuada para la tarea a desempeñar, podrás comprobar su fiabilidad al analizar los sistemas de seguridad que implementan para proteger los datos e información delicada que se transmite a través de las mismas.
¿Qué herramientas se utilizan para optimizar la productividad digital?
Aplicaciones de Gestión del Tiempo y Tareas:
Calendarios, listas de tareas, y gestores de proyecto para determinar fechas, programar eventos y campañas, tableros de control con los pendientes de cada miembro del equipo, y organización por prioridad.
- Asistentes de Calendario: Google Calendar, Microsoft Outlook.
- Listas de Tareas: Todoist, Wunderlist, Microsoft To Do.
- Gestión de Proyectos: Trello, Asana, Monday.com, Jira.
Herramientas de Comunicación y Colaboración:
Salas de reuniones digitales en tiempo real donde se puedan presentar los proyectos al compartir pantalla, acompañados de comunicación escrita y hablada, y suites de trabajo que permiten a los colaboradores editar, sugerir, y compartir documentos y archivos.
- Comunicación en Tiempo Real: Slack, Microsoft Teams.
- Videoconferencias: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet.
- Compartir Documentos: Google Workspace, Microsoft 365.
Herramientas de Automatización y Flujo de Trabajo:
Se trata de software que optimiza tareas manuales para ahorrar tiempo y esfuerzo del equipo y aumentar la productividad.
- Automatización: Zapier, Integromat.
- Automatización de Tareas Internas: Microsoft Power Automate, Automate.io.
Gestión de Información y Documentos:
Interfaces de almacenamiento en la nube que permite almacenar, ordenar, y compartir información, archivos, y documentos con otras personas, en este caso, la red interna de la empresa.
- Almacenamiento en la Nube: Google Drive, Dropbox, OneDrive.
- Gestión de Documentos: Notion, Evernote, Microsoft OneNote.
Herramientas de Video y Diseño:
Para producción de contenido multimedia como fotografías, imágenes, audio, y video, ya sea con propósitos de comunicación interna o externa, y/o publicitaria. Algunos programas permiten la colaboración entre varios usuarios en un proyecto.
- Edición de Video: Adobe Premiere Pro, Final Cut Pro.
- Diseño Gráfico: Adobe Photoshop, Canva.
Aplicaciones de Comunicación y Productividad Personal:
Desde servicios de correo electrónico empresarial que permiten la personalización de correos laborales con el dominio de la empresa, hasta paquetes de “oficina” completos con herramientas de generación de texto, presentaciones, y hojas de cálculo, como ya se mencionaron previamente.
- Correo Electrónico: Gmail, Microsoft Outlook.
- Aplicaciones de Productividad: Microsoft Office Suite, Google Workspace.
Herramientas de Análisis y Seguimiento:
Para evaluar el progreso de los proyectos mediante resultados, análisis, y estadísticas.
- Seguimiento de Proyectos: Microsoft Project, Basecamp.
- Analítica de Productividad: RescueTime, Toggl.
Plataformas de Aprendizaje en Línea:
Se trata de sitios web donde los usuarios pueden registrarse y adquirir cursos, talleres, y clases en línea para desarrollar todo tipo de habilidades de diferentes niveles impartidos por expertos, y recibiendo un reconocimiento o diploma posterior al término del curso. Por lo general, estos cursos pueden llevarse a cabo al ritmo que el usuario desee.
- Cursos en Línea: Udemy, Coursera, LinkedIn Learning.
Herramientas de Automatización de Marketing:
Para programar publicaciones en redes sociales mediante calendarización (y varias de las mismas redes cuentan con un sistema interno para realizarlo), envío de correos para email marketing, comunicados importantes a los clientes, y obtener datos de desempeño.
- Automatización de Marketing: HubSpot, Mailchimp, Mailjet.
Herramientas de Gestión Financiera:
Utilizadas por los departamentos de contabilidad y administración, ayudan al personal a llevar un correcto control de la documentación y procesos financieros.
- Contabilidad: QuickBooks, Fre shBooks.
- Gestión de Gastos: Expensify, Receipts by Wave.
Conclusiones.
En resumen, podemos determinar que la Productividad Digital es un conjunto de estrategias y herramientas que permiten a los trabajadores y empresas de la actualidad mantener un alto nivel de productividad, eficiencia, y colaboración entre compañeros y diferentes departamentos sin necesidad de que se encuentren presentes en un mismo lugar. Existen múltiples opciones que podrás encontrar, además de los ejemplos mencionados, para llevar a cabo diversas tareas, recuerda investigar a fondo las capacidades de cada una y determinar las necesidades de tu empresa antes de tomar una decisión.
¿Conoces alguna otra herramienta o estrategia que mejore la productividad digital que no hayamos mencionado? ¡Compártela con nosotros!
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