Uno de los recursos fundamentales de la Productividad Digital son las Herramientas de Gestión de Tareas; aplicaciones, programas informáticos, o sistemas diseñados para ayudar a las personas y equipos a planificar, organizar, realizar un seguimiento, y gestionar sus tareas y proyectos de manera eficiente.
Estas herramientas se utilizan en una variedad de entornos, tanto en el ámbito profesional como en el personal, para mejorar la productividad y la organización en distintas áreas de trabajo.
¿Qué funciones realizan las Herramientas de Gestión de Tareas?
Existen diferentes programas de gestión con sus respectivas características y ventajas. Sin embargo, la mayoría puede desempeñar lo siguiente en diferentes formas:
- Creación de listas: Permiten crear y mantener listas de tareas pendientes, a menudo con la capacidad de categorizarlas, establecer prioridades, y asignar fechas de vencimiento.
- Asignación de tareas: Facilitan la asignación de trabajos a miembros de un equipo o colaboradores individuales.
- Seguimiento del progreso: Permiten realizar un seguimiento del estado de los proyectos, lo que ayuda a identificar tareas completadas, en curso o pendientes.
- Recordatorios: Envían notificaciones a los usuarios sobre labores pendientes o fechas de vencimiento próximas.
- Integración de calendarios: Algunas herramientas se integran con calendarios para que los usuarios puedan ver sus tareas junto con sus eventos y citas programadas.
- Colaboración en tiempo real: Facilitan el trabajo conjunto en proyectos al permitir a los colaboradores el compartir listas de tareas y trabajar en ellas de forma conjunta al mismo tiempo.
- Informes y análisis: Proporcionan informes y análisis que ayudan a evaluar el progreso y el desempeño de los proyectos y las tareas, lo que puede ser útil para la toma de decisiones.
¿Qué Herramientas de Gestión de Tareas son las más utilizadas?
A continuación te proveemos una lista de las cinco herramientas más populares para la gestión de tareas para tu proyecto o empresa. Recuerda que previo a tomar una decisión, es altamente recomendable que primero evalúes las necesidades que requieras atender, así como las características, ventajas y desventajas de cada una de las herramientas, al igual que los planes y costos.
1.- Trello
Considerada como la mejor de su tipo para quienes inician en la gestión de proyectos y/o cuentan con un equipo de trabajo pequeño y necesitan una herramienta de baja complejidad. Utiliza un sistema de tarjetas personalizables con administrador de archivos y enlaces de fácil visualización.
Cuenta con un plan gratuito con varias capacidades útiles para trabajar, flujos de automatización, y un estilo de arrastrar y soltar sencillo de aprender.
2.- Asana
Con una interfaz de tarjetas similar al ya mencionado Trello, Asana es ampliamente utilizado en la industria por sus opciones de eficiencia y colaboración personalizables acorde a las necesidades de diferentes equipos de trabajo.
Tiene integración con otras aplicaciones y software como Zoom, GitHub, y Slack, así como administradores de calendarios, dependencias, y presupuestos. Suele ser considerado más costoso que otras herramientas de su competencia.
3.- Todoist
Apreciado por su simplicidad y fácil acceso a principiantes, también cuenta con un plan gratuito muy completo para los emprendedores primerizos, con secciones intuitivas y sincronización automática, junto a integración con otros programas y asignación de roles.
Requiere una conexión a internet permanente, por lo cual no puede utilizarse offline, y algunas funciones avanzadas como automatizaciones y recordatorios están únicamente disponibles para el plan de pago.
4.- monday.com
Probablemente uno de los softwares de administración de tareas más grandes del mercado, cuenta con múltiples plantillas predeterminadas para diferentes flujos de trabajo para manejar diferentes campañas y proyectos que pueden funcionar para una sola persona o un equipo completo.
Tiene un plan gratuito bastante completo, y planes de pago con cierto mínimo de usuarios con opciones de escalabilidad, una interfaz intuitiva, y varias opciones de personalización.
5.- Smartsheet
Para los fans de las hojas de cálculo, esta herramienta es ideal. Se diferencia de los otros programas al utilizar una interfaz mucho más parecida a Microsoft Excel o Google Sheets, pero con más características y funciones como la creación de múltiples proyectos que se pueden compartir con varios usuarios, así como automatización y flujos de trabajo.
Tiene integración con Google Workspace, Dropbox, y Microsoft 365. No cuenta con un plan gratuito y los planes de pago tienen cierta cantidad mínima de requerimientos.
En Resumen…
Las Herramientas de Gestión de Tareas son softwares o aplicaciones especialmente útiles para mantener un entorno de trabajo bien administrado y ordenado de acuerdo a las necesidades de diferentes equipos que pueden colaborar entre sí para monitorear proyectos y progresos. ¿Conoces o utilizas otras herramientas para organizar tus labores que no se encuentren en la lista? ¡No dudes en compartirlas con nosotros!
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