La edición colaborativa de documentos es un proceso en el cual varias personas trabajan juntas en un documento digital que se va modificando en tiempo real, ya sea un texto, una hoja de cálculo, una presentación, u otro tipo de archivo.
Esta forma de trabajo unificado permite a los usuarios editar de manera conjunta el mismo documento, realizar cambios, agregar contenido, o hacer revisiones sin necesidad de enviar múltiples versiones del archivo por correo electrónico o de lidiar con conflictos de edición, mediante el empleo de diferentes herramientas, aplicaciones, y software.
¿Qué características tienen estas herramientas?
Como ya te podrás imaginar si has leído nuestras entradas anteriores sobre Productividad Digital, existen múltiples plataformas que ofrecen diferentes ventajas y añadiduras. Aquí te compartimos algunas propiedades que suelen tener:
- Acceso simultáneo: Varios usuarios pueden acceder al documento al mismo tiempo desde ubicaciones remotas y realizar cambios en tiempo real.
- Comentarios, anotaciones, y etiquetas de usuarios: Los colaboradores pueden dejar comentarios, notas o sugerencias en el documento para discutir cambios o aclarar ideas, así como etiquetar a ciertos usuarios para designar una tarea a una persona en particular.
- Control de versiones: Las herramientas de edición colaborativa suelen llevar un registro de las versiones anteriores del documento, lo que facilita la recuperación de cambios en caso de errores o pérdidas, al igual que identificar quién fue el autor de algún segmento de texto o modificación.
- Seguridad y permisos: Puedes configurar permisos de edición para determinar quién puede modificar el documento y quién sólo puede verlo o hacer comentarios. Suelen tener opciones para compartir mediante contraseña, correo electrónico con un dominio específico, o similares.
- Notificaciones: Los colaboradores pueden recibir notificaciones sobre los cambios realizados en el documento, comentarios y discusiones relacionadas, o al etiquetar a los usuarios.
- Sincronización en tiempo real: Los cambios realizados por un usuario se actualizan automáticamente en el documento para que todos los colaboradores puedan verlos al momento.
- Almacenamiento en la nube: Debido a la naturaleza de estas herramientas y sus funciones, todos cuentan con una cantidad de almacenamiento en línea, así como opciones para descargar y compartir los documentos en diversos formatos, como PDF, por ejemplo.
¿Cuáles son las herramientas de documentos colaborativos más usadas?
Google Docs
Parte de la suite Google Workspace (Sheets, Slides, Gmail, etc), Docs es una herramienta amigable y fácil de aprender a utilizar. Cuenta con plantillas pre-hechas, múltiples formas de compartir y asegurar el acceso a los archivos, amplias opciones de edición de texto, fácil integración con el resto de las apps de Google, y una función de autoguardado que te salvará en más de una ocasión. Requiere conexión perpetua a Internet para funcionar a menos que instales su extensión para Chrome.
Dropbox Paper
Esta herramienta va un poco más allá y es también considerada un mini – organizador de tareas para equipos. Cuenta con listas de planeación, líneas de tiempo para realizar seguimiento de cumplimiento de objetivos, integración multimedia para los archivos, y blocks de notas para cada usuario, así como plantillas e integración con su software “nodriza” de almacenamiento en la nube, Dropbox. No cuenta con modo offline y tiene opciones limitadas de formato.
ClickUp
Uno de los competidores que va ganando terreno, ofrece integración con Zoom para videoconferencias, interfaz sencilla de usar con modos offline y online, automatización de tareas mediante flujos de trabajo, reportes de actividades y progreso de proyectos, y tableros de organización, lo cual lo hace un híbrido con herramienta de gestión de tareas.
Microsoft Word – Office 365
Un software que no necesita presentación, pionero en la industria, y que funge como base para las herramientas antes mencionadas y muchas otras en el mercado. Si bien, en un inicio, Word únicamente funcionaba de forma local en una computadora, con el lanzamiento de Office 365, junto a sus herramientas hermanas como Excel y Powerpoint, ahora se pueden integrar en la nube, y sincronizarse con sus aplicaciones para Android e iOS, pudiendo compartir de forma cruzada y simultánea los archivos con otros usuarios.
En resumen…
Las herramientas de colaboración en documentos en tiempo real son algo esencial en el entorno laboral moderno, permitiendo a múltiples usuarios trabajar en varios archivos al mismo tiempo sin importar su localización geográfica, editando al momento, haciendo comentarios y observaciones, y asignando ciertas tareas a determinados usuarios. Hay que evaluar con detenimiento cada una de ellas para saber lo que ofrecen, especialmente aquellas que, por ejemplo, no ofrecen una opción para continuar trabajando sin conexión a Internet.
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